Ein optimierter Einkauf ist für Unternehmen von hoher Bedeutung, da er direkt Auswirkungen auf die Wirtschaftlichkeit und den Erfolg des Unternehmens hat. Ein effizienter Einkaufprozess kann dazu beitragen, Kosten zu senken, die Qualität der Produkte und Dienstleistungen zu verbessern, die Lieferzeiten zu verkürzen und die Zufriedenheit von Kunden zu steigern. Ein unzureichendes Einkaufsmanagement kann hingegen zu Verzögerungen, höheren Kosten und niedrigeren Qualitätsstandards führen, was wiederum das Unternehmen und deren Kunden beeinträchtigen kann. Ein optimierter Einkauf für Unternehmen jeder Größe und Branche steigert die Wettbewerbsfähigkeit und unterstützt langfristigen Erfolg.
Produkte, die ohne weitere Steigerung des Wertes angeboten werden, erfordern einen stringenten Einkaufsprozess. Wie für die Preisarbeit gilt, dass jeder entstehende Effekt unmittelbar im Ergebnis ankommt. Bestehende Lieferanten, deren Rabatte, Leistung usw. müssen ständig hinterfragt werden, was zu einer guten Partnerschaft gehört.
In der Analyse wird auch hinterfragt, ob alternative Lieferanten zur Verfügung stehen und wie diese in der Vergangenheit bereits genutzt wurden. Dabei muss auch immer die Produktivität im Auge behalten werden: Aufwand und Zweck müssen im Verhältnis stehen.
Falls nicht vorhanden ist eine enge Zusammenarbeit mit den im Vertrieb für die Preisarbeit zuständigen Mitarbeitenden herzustellen.
Zusätzlich zu der in den Betriebsprozessen zu hinterfragenden Effizienz der eingesetzten Mittel sind hier ebenfalls die Einkaufsprozesse über eine ggf. zu schaffende Transparenz zu untersuchen. Bei der Wahl von Lieferanten sind neben den Preisen die Qualität der Produkte sowie für den Produktionsprozess entscheidende Themen wie die Liefersicherheit zu berücksichtigen. Insbesondere bei Produktionshilfsmitteln und Energien sind kurz- mittel- und langfristige Einflüsse zu berücksichtigen. Entsprechende Daten sind für die Preisarbeit essenziell.
Alle für den Betrieb erforderlichen sonstigen Waren und Dienstleistungen, die nicht in direktem Zusammenhang mit der Herstellung oder Vertrieb eines Produktes stehen, können mit pragmatischem Aufwand regelmäßig einer aktiven Überprüfung unterzogen werden.
Neben der ggf. möglichen Kosteneinsparung durch Preisreduzierung im Einkaufsprozess ergibt sich ggf. auch eine Möglichkeit des Hinterfragens, ob diese Waren / Dienstleistungen in der Form oder überhaupt benötigt werden.
Für die Regelmäßigkeit der Aufgaben im Einkauf ist eine sinnvolle, strukturierte Erfassung und Aufbereitung der Daten von Vorteil. Ansonsten besteht die Gefahr, dass zwar der Bedarf für entsprechende Aktivitäten erkannt, die Umsetzung aber am Aufwand scheitert.
Die Analyse der Einkaufprozesse fokussiert demnach auch auf eine mögliche Automatisierung der Erfassung entscheidender Daten – immer unter der Vorbedingung des angestrebten Produktivitätsgewinnes.
In der Analyse schauen wir uns zunächst – je nach Geschäftsmodell – die größten Kostenblöcke an und prüfen gemeinsam, ob hier Chancen bestehen können. Je nach Ergebnis können dann unterschiedliche Taktiken eingesetzt werden, bspw. Abschluss langfristiger Verträge zur Sicherung günstiger Konditionen, Wechsel von einer Ein-Lieferanten- auf eine Mehrlieferantenstrategie bis hin zu Ausschreibungen, um den Wettbewerb von Lieferanten ausnutzen zu können.
Falls bisher kein Fokus auf Einkauf und Beschaffung lag kann anhand von einer gemeinsamen Bewertung mit Aktivitäten begonnen werden, allerdings muss dann zwingend parallel ein Messystem etabliert werden – zumindest um den Effekt darstellen zu können, besser aber noch, um langfristig Verbesserungen erreichen zu können.
Beide Bereiche haben direkten Effekt auf das Ergebnis und sollten in jedem Fall bei der ersten Analyse besprochen werden. Danach kann – je nach Lage der Chancen und Herausforderungen – priorisiert werden.
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